Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Автор:
Раздел: Уроки




В этом уроке поговорим на тему «Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access».

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Когда записей в таблице становится достаточно много, большое значение приобретает возможность просматривать их выборочно и в определенном порядке. С помощью инструментов страницы «ленты» «Главная» можно скрыть некоторые столбцы и записи таблицы, а также отсортировать записи по одному или нескольким полям. Для того чтобы спрятать на время выделенный столбец или группу столбцов, раскройте раздел «ленты» «Записи».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access
Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в открывшемся меню команду «Скрыть столбцы».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access
Для того чтобы снова показать скрытые столбцы, раскройте раздел «ленты» «Записи», нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в меню команду «Отобразить столбцы…».

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

В открывшемся окне диалога необходимо отметить галочками те столбцы, которые должны отображаться в представлении данных таблицы. Сделанные в окне изменения сразу отображаются в представлении. Отметьте галочкой скрытый столбец и нажмите кнопку «Закрыть».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Для того чтобы отображать только записи таблицы, отобранные по определенному признаку, можно использовать фильтр, то есть условие, задаваемое для поля. После применения фильтра записи, не удовлетворяющие заданному условию, будут скрыты. Для назначения фильтра выделите один из столбцов, например, столбец «Сумма» и нажмите кнопку «Фильтр» в разделе «ленты» «Сортировка и фильтр».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

В списке значений поля уберите значения, которые не должны отображаться путем снятия галочек напротив каждого из значений. Для применения фильтра нажмите кнопку «ОК».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

После применения нового фильтра представление данных обновляется. Поле с установленным фильтром маркируется специальным значком в заголовке.
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Для временного снятия фильтра с выделенного поля нажмите кнопку «Удалить фильтр».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

При снятии фильтра представление тоже обновляется. Повторно нажмите на эту же кнопку, чтобы включить фильтр снова.
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Для окончательной очистки фильтра щелкните по стрелке в заголовке столбца таблицы и выберите команду «Снять фильтр с Сумма».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Чтобы задать условие для фильтра в виде логического выражения, вызовите снова окно настройки сортировки и фильтров.
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Список доступных логических операторов будет зависеть от типа данных поля. Раскройте список «Числовые фильтры». Выберите в списке фильтр «Больше…» и, задав величину для сравнения, нажмите кнопку «ОК».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Теперь на экране будут отражаться только записи, содержащие в поле «Сумма» значения не менее двадцати. К отдельному полю можно применить только один простой фильтр, однако для каждого поля можно определить свой. В этом случае отображаться будут только записи, удовлетворяющие одновременно всем условиям. Более сложные фильтры, которые могут включать значения нескольких полей одновременно, задаются с помощью команды «Параметры расширенного фильтра».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Параметры фильтра действуют до закрытия таблицы и не теряются при переключении режима отображения. Если сохранить таблицу, примененный фильтр будет доступен и при следующем её открытии. Включать и выключать сохраненный фильтр можно с помощью кнопки панели навигации «Без фильтра» — «С фильтром», надпись на кнопке отражает текущее состояние поля. Нажмите на кнопку с надписью «С фильтром», чтобы отключить фильтр.
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Для упорядочивания записей в представлении данных таблицы применяется сортировка по текстовым, числовым значениям или по дате. Сортировка позволяет пользователям находить нужные данные, не просматривая все данные подряд. Записи можно сортировать по одному или нескольким полям. Для установки порядка сортировки по возрастанию значений поля нажмите кнопку «По возрастанию».
Для сортировки по убыванию значений нажмите кнопку «По убыванию».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Для отмены сортировки по всем полям сразу нажмите кнопку «Очистить все сортировки».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

В Microsoft Office Access записи сортируются по возрастанию или по убыванию без учета регистра. Порядок сортировки чисел, текста и специальных знаков зависит от выбранных параметров языка и стандартов для данного компьютера. При сортировке по нескольким полям сразу результат будет зависеть от порядка применения режима сортировки к этим полям. В случае, когда надо найти одну или несколько записей по фрагменту текста, входящему в одно из их полей, можно воспользоваться стандартным средством поиска Microsoft Office Access. Нажмите кнопку «Найти» на странице «ленты» «Главная».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

В окне диалога «Поиск и замена» необходимо задать образец для поиска и выбрать нужные параметры поиска, например, задать область совпадение образца с любой частью поля, просмотр по всем записям.
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Для перехода на следующую найденную запись нажмите кнопку «Найти далее».
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

После завершения поиска закройте окно.
Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Оставить комментарий